Produtividade: não deixe o “urgente” ultrapassar o “importante”

Por Evinis Talon
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Fonte: tradução, com adaptações, do seguinte texto (clique aqui)

A diferença entre ambos é fundamental para a organização de seu tempo e vital para o crescimento do seu negócio.

Recentemente, em nossa empresa de consultoria, agendamos com um novo cliente. No entanto, na noite anterior à nossa reunião, ele nos enviou um e-mail pedindo para que remarcássemos o encontro para a próxima semana. Ele decidiu isso no último minuto.

Nós conseguimos atender ao pedido do cliente, mas sugerimos que ele não adiasse a reunião por muito tempo. Dissemos a ele que não permitisse que o urgente ultrapassasse o importante, um conceito popularizado por Stephen Covey, na Time Management Matrix.

Anteriormente, escrevemos sobre as questões urgentes e importantes e como elas se aplicam à tomada de decisões, mas é preciso abordar novamente o tema, pois ele afeta as prioridades da empresa e a organização do tempo.

A diferença entre urgente e importante é fundamental para o bom gerenciamento do tempo e essencial para o crescimento de seu negócio. Primeiro, precisamos definir esses conceitos.

Um item urgente é uma tarefa que exige sua atenção imediata. Um item importante é aquele que, uma vez realizado, adicionará valor significativo à sua empresa, isto é, são as tarefas que o farão crescer. As tarefas podem ser as duas coisas, uma ou outra, ou então nenhuma das duas. Vejamos cada uma delas com mais detalhes.

Não é urgente nem importante

Algumas tarefas não são nem uma coisa nem outra. São as que ocupam nosso tempo, mas não agregam nenhum valor à nossa vida pessoal ou ao nosso negócio. No entanto, a maioria de nós gasta pelo menos parte do dia com esses desperdícios. O tempo gasto nas redes sociais, na leitura de matérias e artigos inúteis, jogos ou aplicativos que nos distraem de atividades valiosas se enquadram nessa categoria.

De acordo com a Statista, os americanos gastam cerca de uma hora por dia jogando videogames. O Telegraph relata que navegar nas redes sociais pode desperdiçar mais de duas horas do seu dia. Obviamente, essas são tarefas que não são nem urgentes nem importantes. Desinstale o aplicativo de jogos do seu celular. Estipule horários para as redes sociais. Nós apostamos que você não vai sentir falta dessas distrações.

Tarefas urgentes

As tarefas urgentes são aquelas que imploram pela sua atenção, mas que não lhe agregam valor. São telefonemas, e-mails, funcionários que repetidamente lhe fazem as mesmas perguntas etc. Muitas vezes acreditamos que precisamos cuidar desses itens primeiro, mas essa abordagem está errada. Devemos dar atenção primeiro às tarefas importantes e depois partir para as tarefas urgentes, mas não importantes.

Urgentes e importantes

Muitas tarefas se enquadram nessa categoria. São assuntos que precisam da sua atenção imediata e que agregam valor ao seu negócio. São preocupações com clientes, assuntos financeiros e questões legais.

Para que você cumpra todas essas tarefas diariamente, faça uma lista de todas elas e revise-as constantemente. Coloque uma estrela nas três tarefas mais importantes dessa lista e conclua-as. Após, faça isso novamente com as próximas três e assim por diante. Isso garantirá que você se concentre nas coisas que exigem sua atenção e são importantes para você e seu empreendimento.

Importante

As tarefas importantes incluem treinar funcionários ou se aprimorar, documentar e melhorar os processos e sistemas da sua empresa, pesquisar melhores métodos, organizar os negócios e fazer planejamentos. Ainda que essas tarefas melhorem seu negócio, elas não são urgentes.

Ninguém sairá gritando com você para que registre os processos de sua empresa. No entanto, isso é importante para fazer comparativos e treinar os seus funcionários atuais e futuros, bem como melhorar a qualidade de seus serviços. Tornar-se mais organizado pode proporcionar-lhe horas de um trabalho mais produtivo.

Como escolher?

As tarefas importantes são fundamentais para o sucesso de seu empreendimento, mas são fáceis de serem adiadas, porque não há uma necessidade imediata de fazê-las. Você pode atribuir cada uma dessas tarefas a uma pessoa de confiança e estipular um prazo para conclusão.

É fácil deixar o urgente ultrapassar o importante. No entanto, você deverá organizar e priorizar o seu tempo para cuidar das tarefas que são urgentes e importantes, assim como organizar o seu tempo para garantir que você aborde os itens importantes, mas não urgentes, tornando, assim, o seu negócio um empreendimento bem-sucedido.